Un dossier se réunit
avant de se faire noter.
C'est l'étape qu'on saute, et c'est celle qui fait perdre des marchés. Entre « le mémoire est écrit » et « le dossier est déposable », il y a une liste de pièces, des signatures à obtenir, et des fichiers à faire revenir.
Trois natures de pièces, trois gestes différents.
Il y a ce que l'outil produit et qui part tel quel — le mémoire, le bordereau chiffré, les déclarations de capacité. Il y a ce qu'il produit mais qui ne vaut que signé — acte d'engagement, lettre de candidature, attestation sur l'honneur — et qui doit donc redescendre chez vous puis remonter. Et il y a ce que vous seul détenez : assurances, attestations fiscales et sociales, qualifications.
Confondre les trois, c'est déposer un acte d'engagement non signé, ou une attestation périmée. Le bordereau les sépare, et chaque ligne porte son geste : télécharger, signer, réimporter.
Et ce qui ne concerne pas ce dépôt-là — les pièces d'exécution, celles à remettre après attribution — descend dans un groupe replié, avec sa raison.
Non concerné par ce dépôt
Feuilles d'émargement — pièce d'exécution RIB — après attributionL'archive ne se télécharge qu'ici, une seule fois dans tout l'outil : on ne peut pas déposer sans avoir réuni.
Une ligne par pièce, un geste par ligne.
Ce qui part tel quel
Téléchargé, rangé, nommé selon la convention de l'acheteur quand il en impose une. Rien à faire de plus.
Ce qui ne vaut que signé
Un bouton pour le récupérer, un bouton pour réimporter la version signée. C'est cette version-là qui part dans l'archive et qui sera notée — pas celle d'avant.
Ce que vous seul détenez
Réclamé nommément, avec la date de validité exigée. Les pièces de votre coffre administratif se rattachent d'un clic si elles sont encore valables au jour du dépôt.
L'archive, et un verrou qui arrête tant qu'il manque quelque chose.
- Une archive rangée, prête à téléverser sur la plateforme de l'acheteur, avec un fichier de lisez-moi qui dit ce que contient chaque dossier.
- Un verrou avant dépôt : tant qu'une pièce du pli manque ou qu'une donnée est restée en réserve, le dépôt est bloqué et la raison est affichée.
- La check-list finale, triée comme le bordereau, à cocher au moment de déposer.
- L'heure limite en évidence : elle n'est presque jamais minuit, et un dépôt en retard d'une minute est un dépôt refusé.
Ce que l'expérience a appris
Pourquoi ne pas pouvoir télécharger l'archive plus tôt ?
Que se passe-t-il si je modifie une pièce après coup ?
L'outil dépose-t-il à ma place sur la plateforme ?
Prenez le prochain marché comme test.
Un dossier réel, de bout en bout. Vous verrez ce que l'outil trouve dans le règlement de la consultation, et ce qu'il vous dit d'écrire. Le radar est gratuit : voyez d'abord les marchés qui vous concernent.